Blog ISO 9001
ISO 9001 Prozessplanung – Betriebliche Planung und Steuerung.
Juli
Vorlage Betriebliche Planung und Steuerung
Unter Prozessorientierung in unserem Unternehmen kann eine Grundhaltung verstanden werden, wobei das gesamte betriebliche Handeln als Kombination von Prozessen bzw. Prozessketten betrachtet wird. Ziel ist die Steigerung von Qualität und Produktivität im Unternehmen durch eine Ständige Verbesserung der Prozesse.
ISO 9001 Prozessplanung: Qualität durch Planung und Steuerung sicherstellen
Die ISO 9001:2015 fordert einen prozessorientierten Ansatz im Qualitätsmanagementsystem (QMS). Im Fokus steht dabei, alle Prozesse zur Erfüllung von Kundenanforderungen klar zu planen und zu lenken. Nach Kapitel 4.4 der Norm definiert das Unternehmen alle relevanten Prozesse; gemäß Kapitel 8.1 (Betriebliche Planung und Steuerung) müssen diese Prozesse dann systematisch gesteuert und dokumentiert werden.
Konkret verlangt die ISO 9001, dass alle Prozesse, die zur Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen notwendig sind, geplant, umgesetzt und kontrolliert werden. Dabei sind die strategische Ausrichtung des QMS und die Abstimmung aller Abläufe wesentliche Voraussetzungen.
Kernaussagen zu Kapitel 8.1 ISO 9001
Kapitel 8.1 definiert die Kernanforderungen für die Prozessplanung im Unternehmen. Wesentlich ist, dass die Kundenanforderungen zuerst bestimmt und in die Prozessplanung einbezogen werden.
Die Norm fordert unter anderem:
- Anforderungen ermitteln: Erfassen, was Kunden für Produkte und Dienstleistungen erwarten
- Prozess- und Abnahmekriterien festlegen: Definition von Akzeptanzkriterien für jeden Prozessschritt und für die Annahme von Ergebnissen
- Ressourcen planen: Bestimmung der nötigen Ressourcen (Personal, Infrastruktur, Material) für jeden Prozess
- Prozesssteuerung (Lenkung): Sicherstellung, dass die Abläufe in Übereinstimmung mit den definierten Kriterien ablaufen
- Dokumentation und Nachweis: Festlegen, welche Dokumentation erforderlich ist, damit bewiesen werden kann, dass Prozesse wie geplant durchgeführt und die Anforderungen erfüllt werden
- Änderungsmanagement: Geplante Änderungen überwachen und unbeabsichtigte Änderungen beurteilen sowie Gegenmaßnahmen einleiten
- Ausgliederungen steuern: Externe (ausgegliederte) Prozesse kontrollieren, um deren Einhaltung sicherzustellen
Das Ergebnis dieser Planung muss praxisgerecht sein und in die Betriebsabläufe passen. Zusammengefasst ist also jeder Prozess eines Qualitätsmanagementsystems so zu organisieren, dass Inputs klar definiert, Aktivitäten geregelt und Outputs kontrollierbar sind. Ein gutes QMS umfasst daher Ablaufplanung und Lenkung von Prozessen entlang aller Prozessschritte.
Prozessplanung in der Praxis umsetzen
In der Praxis beginnt effektive ISO 9001 Prozessplanung mit einer Übersicht aller Prozesse (Prozesslandkarte). Kern- und Unterstützungsprozesse werden identifiziert und visualisiert. Anschließend definiert man für jeden Prozess den Ablauf. Welche Inputs (Eingaben) fließen hinein, welche Outputs (Ergebnisse) kommen heraus, und welche Schnittstellen gibt es zu anderen Prozessen.
Dazu werden in Prozessbeschreibungen die einzelnen Arbeitsschritte hinterlegt und notwendige Ressourcen (Maschinen, Personal, Informationen) erfasst. Ebenfalls werden Verantwortliche genannt und klar abgegrenzt, wer welchen Teil des Ablaufs übernimmt.
Eine sorgfältige Dokumentation – etwa als Prozessbeschreibungen (PB), Verfahrensanweisungen (VA) oder Arbeitsanweisungen (AA) – schafft Transparenz über den Prozessablauf („was wird gemacht“) und die Details („wie wird es gemacht“).
Parallel dazu werden für jeden Prozess Ziele und Kennzahlen definiert. Diese Prozess-Kennzahlen (KPIs) messen beispielsweise Durchlaufzeiten, Ausschussquoten oder Liefertreue. Sie dienen dazu, die Leistungsfähigkeit des Ablaufs zu überwachen. Geeignete Kennzahlen sollten in direktem Zusammenhang mit den Prozesszielen stehen und sich gut messen lassen.
Eine lückenlose Ablaufplanung und Dokumentation ermöglicht es dann, Prozessänderungen nachzuvollziehen, Optimierungspotenziale zu erkennen und interne Audits gezielt durchzuführen. So kann sichergestellt werden, dass die Prozesslenkung den Anforderungen der ISO 9001 entspricht und tatsächlich wirksam ist.
Prozessverantwortung klar regeln
Ein Schlüsselelement in der ISO 9001 Prozessplanung ist die Benennung eines Prozessverantwortlichen (Prozesseigners) für jeden Hauptprozess. Es muss für jeden Prozess eine kompetente Person bestimmt sein, die den Prozess steuert und dessen Ergebnisse überwacht.
Der Prozessverantwortliche sorgt dafür, dass Abläufe reibungslos laufen, vereinbarte Regeln eingehalten und erforderliche Maßnahmen ergriffen werden. Er definiert gemeinsam mit seinem Team messbare Ziele für den Prozess und stellt die dafür relevanten Kennzahlen auf. Zu seinen Aufgaben gehört es, den Fortschritt am Prozess zu überwachen und bei Abweichungen passende Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Ebenfalls wichtig ist die Kommunikation; Änderungen im Ablauf müssen an alle Beteiligten weitergegeben und dokumentiert werden. Prozessverantwortliche führen regelmäßige Auswertungen der Kennzahlen durch, besprechen die Ergebnisse mit dem Team und initiieren Verbesserungen, wenn die Soll-Werte nicht erreicht werden.
Diese klare Prozessverantwortung schafft einen Rahmen, damit die Planung und Lenkung von Prozessen im Qualitätsmanagementsystem tatsächlich gelebt wird.
Typische Fehler und Tipps zur Vermeidung
In der Praxis treten häufig Fehler auf, wenn die Prozessplanung nach ISO 9001 mangelhaft ist. Beispiele sind etwa fehlende Kommunikation, unvollständige Dokumentation und nicht beachtete Änderungen. So wird etwa eine Prozessanpassung nicht dokumentiert oder eine wichtige Information im Ablauf nicht weitergegeben.
Auch Vernachlässigungen bei der Wartung von Anlagen oder unzureichende Schulung neuer Mitarbeiter sind typische Stolpersteine. Um diese Fehler zu vermeiden, empfiehlt sich ein regelmäßiger Informationsaustausch. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über Prozessänderungen, Wartungspläne oder Sicherheitsanweisungen informiert sind.
Eine Ablauforganisation (z. B. Flowcharts) mit klar definierten Verantwortlichkeiten hilft hier weiter.
- Dokumentationsdisziplin: Halten Sie Prozessänderungen und -ergebnisse schriftlich fest. Checklisten, Protokolle und Versionsnummern verhindern, dass Wissen verloren geht.
- Kontrolle und Wartung: Planen Sie Instandhaltungen und Prozessprüfungen ein. Die Lenkung der Prozesse umfasst auch die Pflege von Anlagen und Messmitteln, um Qualitätsmängel zu vermeiden.
- Schulung und Einarbeitung: Neue oder geänderte Prozesse müssen allen Mitarbeitern vermittelt werden. Ein klar dokumentierter Prozessablauf erlaubt neue Mitarbeiter gezielt einzuarbeiten und macht Fehlervermeidung einfacher.
Durch solche Maßnahmen kann sichergestellt werden, dass Prozesse wie geplant ablaufen und Verbesserungen nicht versäumt werden. Intern durchgeführte Audits und Management-Reviews überprüfen regelmäßig, ob die Planung und Steuerung funktioniert und decken mögliche Schwächen auf.
Eine wirkungsvolle Prozessplanung nach ISO 9001:2015 ist die Grundlage für ein erfolgreiches Qualitätsmanagementsystem. Sie stellt sicher, dass alle Abläufe im Betrieb klar strukturiert, mit definierten Inputs/Outputs ausgestattet und mit konkreten Kennzahlen überwacht werden.
Die Anforderungen aus Kapitel 8.1 werden erfüllt, wenn das Unternehmen systematisch vorgeht: Prozesse identifizieren, Abläufe planen (Ablaufplanung), Verantwortliche festlegen und die Lenkung durch Dokumentation und Kennzahlen regeln. Auf diese Weise bleiben Qualitätsziele erreichbar, Kundenanforderungen werden zuverlässig erfüllt, und typische Fehler können vermieden werden.
